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Die meisten Geräte, mit denen wir scannen sind mehr oder weniger voreingestellt. „ready to use“ wird dem unbedarften Nutzer suggeriert.

Mit wenigen Handgriffen und Einstellungen können wir uns und unseren Geschäftspartnern das Leben deutlich erleichtern und den Nutzwert der gescannten Belege oder Dokumente ohne weitere Bearbeitung (kostet Zeit) deutlich steigern.

Für die Weitergabe von Dokumenten und Belegen an uns als Steuerberater empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

DATEIFORMAT: PDF oder PDF/A Im Gegensatz zu dem meistens voreingestellten JPG-Format kann ein mehrseitiges Dokument in einer Datei übermittelt werden.

Qualität: 300 dpi in Farbe / gute Qualität Mindesteinstellung: 150 dpi s/w – in den allermeisten Fällen kann man auf die Voreinstellung des Scanners zurückgreifen, diese ist ein Kompromiss zwischen gerätespezifischer Scan-Qualität, Scan-Geschwindigkeit und Dateigröße.

Hauptregel: 1 Beleg (auch mehrseitig) —> 1 Datei

Alle Seiten/Rückseiten scannen auch auf der Rückseite aufgedruckte AGB’s oder Erläuterungen auf Seite 5 des Steuerbescheides. Wenn Sie einmal auf ersetzendes Scannen umstellen möchten, ist das eine zwingende Bedingung. 

mit Stempel oder Handzeichen markieren, dass das Dokument gescannt wurde. Wir verwenden einen Ministempel „SC“. Auf diese Weise können Doppelerfassungen von Dokumenten vermieden werden.

Ablage a) des gescannten Beleges
b) der erzeugten Datei unter Verwendung von Dateinamen nach
individuellen Bedürfnissen / Indexierungsrichtlinien.

OPTIONEN:
OCR – manche Scanner bieten diesen Zusatz, der vor allem Ihrer eigenen Ablage der Dokumente dient. Das gescannte Dokument, welches eigentlich nur fotografiert wird, durchläuft eine Wort-/Schrifterkennung und ist später über eine Volltextsuche wieder auffindbar (Bitte unbedingt vorher testen!!!).

tbc – Anregungen oder Ergänzungen nehmen wir gerne auf.